Des fiches de postes pour ses bénévoles

Des fiches de postes pour guider ses bénévoles

La gestion d'un club demande de plus en plus de suivi et de compétences pour et de la part ses dirigeant(e)s. Afin de bien diriger son équipe de bénévoles, il convient donc que chacun et chacune sache ce qu'il ou elle doit faire, connaisse ses objectifs et l'investissement que cela lui demande. Grâce aux fiches de postes, un meilleur suivi et un meilleur accompagnement est possible. Un outil qui vous donnera aussi plus de poids dans votre recrutement de nouveaux(velles) dirigeant(e)s

Pourquoi utiliser des fiches de postes ?

Outil de conviction

Pour recruter et motiver un bénévole, il faut lui donner un axe le plus juste et le plus mesurable possible. Une fiche de poste, avec des missions identifiables, permet de déclencher la motivation en se projetant dans des actions concrètes.

  • Se projeter dans ses missions
  • Identifier ses missions
  • S'approprier son rôle

Disciper les doutes

Ces fiches de postes permettent au futur ou actuel bénévole de bien mesurer l'investissement qui sera attendu. Pouvoir mesurer cela rassure, réconforte et aide dans la décision de donner du temps à une association.

  • Effacer la peur de l'inconnu
  • Mesurer l'investissement
  • Trouver un bon compromis
  • Prise de poste sans pression

Suivre et accompagner

Ces fiches de postes sont aussi un très bon outil pour le club, car elles permettent de bien identifier les tâches confiées à chaque bénévole, et ainsi ajuster, déléguer ou si besoin confondre ceux qui ne respectent pas leurs missions essentielles.

  • Assumer ses missions
  • Tenir une place dans le club
  • Se former et progresser
  • Evoluer dans ses fonctions

Construire ses fiches de postes

La première étape est de bien choisir l’intitulé du poste. Privilégier un intitulé simple, implicite et qui est facilement trouvable dans les intitulés de formations proposées par l’IR2F.

En second lieu, il convient de présenter de façon assez synthétique les compétences générales souhaitées pour ce poste. La mission restant bénévole, il faut miser sur des compétences simples liées au savoir faire et savoir être.

Ces informations essentielles vont permettre au dirigeant de connaitre l’investissement qu’on attend de lui. Un investissement à quantifier en termes de temps (heures par semaine) et par périodicité (surtout en début de saison, le week-end, le dimanche uniquement, …). Vous pouvez aussi informer de la fréquence des réunions auxquelles le(la) dirigeant(e) doit prendre part.
Incontournable, préciser les missions principales que le(la) dirigeant(e) devra mener dans le club. Ces missions doivent se rapprocher le plus possible de la réalité du club et être validées par le Président. Attention à ne pas mettre la même mission sur plusieurs fiches de postes, ce document va en effet permettre à l’ensemble du club d’identifier le bon interlocuteur sur es sujets précis (secrétariat, licences, responsable de catégories, …)

Les fiches de postes malfna

Il ne faut jamais perdre de vue que la construction du Projet Club est le travail d'un club, pas d'un seul dirigeant. C'est une réflexion collégiale, sa rédaction et sa formalisation doit l'être également. Le document "Projet Club" doit, pour être lu et compris, un document clair , esthétique et synthétique. Il est détaillé à travers des réunions d'échanges et des réunions de projets.

Président(e) de club
Secrétaire
Trésorier(ère)
Responsable partenariats
Responsable communication
Responsable matériel
Référent(e) Arbitre
Responsable Technique Jeunes
Responsable Séniors
Responsable Catégorie Jeunes
Educateur Catégorie Jeunes
Accompagnateur d'équipe

Comment utiliser les fiches de postes ?​

Une fiche de poste ne se suffit pas à elle même, il s'agit d'un document support, plutôt synthétique et qui dessine une trajectoire. Leur utilisation est donc complémentaire aux interventions, régulations et contrôles de la part du bureau du club. Ces outils ont deux vocations principales, qui seront détaillées ci-dessous : s'en servir d'outil de communication dans le recrutement d'un nouveau bénévole, ou bien s'en servir de fiche de mission pour un bénévole déjà en place.

Pour un poste pourvu

Le/la bénévole occupe déjà un rôle défini dans le club, mais n'a pas de trajectoire ou de missions bien précises. Le bureau du club, ou à minima son Président, se doit alors d'établir une fiche de poste en collaboration avec le/la bénévole concerné(e). Cette fiche de poste servira de support de suivi à la fois pour le/la bénévole, mais aussi pour le club et l'ensemble de ses membres.

Pour un poste à pourvoir

Vous cherchez à recruter un(e) bénévole pour un poste précis ! Grâce à tous les avantages de la fiche de poste, évoqués dans cet article, votre quête sera facilitée. Pour se faire, n'hésitez pas à partager cette fiche lors de vos "campagnes" de communication pour trouver ce(tte) bénévole, à la diffuser en interne pour que chaque membre du club puisse facilement la partager.

Réalisation : Thibault Soccarros - 2020