Le/la secrétaire de club possède un rôle essentiel dans l'association. Il/elle est la base du relais et des traitements des informations, ainsi que l'un des principaux interlocuteurs en interne comme en externe. Il/elle possède donc des missions importantes qui se doivent d'êtres bien menées. Le/la secrétaire peut être accompagné(e) avec un(e) adjoint(e) pour une meilleure répartition des tâches.

Missions externes

Les mails utiles à la LFNA

Le secrétariat du club doit gérer un bon nombre de relations extérieures, notamment avec les instances. Il convient donc de connaitre les bons interlocuteurs au niveau régional et départemental. Cliquez sur la petite enveloppe pour envoyer le mail !

Pôle financier

Suivi comptable des opérations financières de la Ligue – Suivi des Commissions Régionales Contrôle de Gestion des clubs, Finances.

Gestion administrative des dossiers FAFA

Gestion des dossiers FAFA Infrastructures, Emplois, Transports – Accompagnement porteurs de projet – Suivi de la Commission Régionale du FAFA

Pôle compétitions, licences & terrains

Suivi de la Commission Régionale des Compétitions (jeunes, seniors, féminines, foot diversifié). Gestion de toutes les compétitions régionales et nationales (tours régionaux) et préparation des documents pour toutes les sections regroupées dans la C.R. Compétitions. Fabrication de tous les calendriers régionaux et suivi administratif des modifications de calendriers.

Pôle arbitrage

Secrétariat Administratif de la C.R. Arbitrage – Désignations des arbitres sur l’ensemble des compétitions

Pôle juridique

Suivi des Commissions Régionales de Discipline, Appel, Litiges, Statuts et Règlement, Ethique Fair Play Valeurs Citoyennes – Contentieux divers (CNOSF, TA, TI, TGI, etc.) – Questions juridiques diverses des clubs et des licenciés– Informations juridiques à l’intention des Districts

Pôle formation & développement

Formations d'éducateurs, de dirigeants (PFFD) et d'arbitres.

Pôle technique - ETR

Secrétariat de l’Equipe Technique Régionale – Suivi administratif des Sections Sportives – Gestion administrative des pôles espoirs

Utilisez la messagerie officielle ZIMBRA

Chaque club affilié à la FFF et faisant partie de la Ligue de Football de Nouvelle-Aquitaine dispose d'un accès à une messagerie dédiée aux informations officielles émanant notamment des instances. Cette messagerie bien particulière doit toutefois être utilisée dans un certain cadre officiel. Nous recommandons donc aux clubs de disposer d'une seconde messagerie, notamment pour les contacts avec les licenciés, parents, nouveaux arrivants ou partenaires.

Zimbra, quand et pour quoi ?

- Relations avec les instances régionales et départementales (voir mails ci-dessus)
- Relations avec les autres clubs (tournois, matchs amicaux, organisation de plateaux, reports et forfaits)
- Inscription à des formations
- Transmission des mails officiels aux personnes intéressées dans le club (président, RTJ, éducateurs)

Les compétitions

Missions internes

Le secrétariat doit être au centre de la gestion administrative du club. Il est l'un des relais essentiel du président et des éducateurs du club, mais aussi du trésorier. Tout au long de la saison, sa mission en interne est essentielle : le secrétariat doit, après le président, être au courant de TOUT !

Connaitre son organisation et ses licencié(e)s

Le secrétariat doit être au coeur de l'organisation interne du club. Il doit ainsi proposer aux éducateurs, responsables d'équipes et RTJ, entre autre, un support simple qui permet de retrouver toutes les informations nécessaires de façon simple et rapide.

Comment ?

- Mettre en place en début de saison une fiche sur laquelle chaque licencié (ancien ou nouveau) inscrit ses coordonnées (ou celles de ses parents si -18 ans).
- Le secrétariat retranscrit ces informations sur un fichier Excel consultable par les éducateurs (drive ou sur demande).

Assurer le suivi des licences

Le début de saison est la période chaude pour le secrétariat du club : engagement des équipes, envoi des renouvellements et enregistrement des licences sont au menu ! En lien avec les responsables de catégorie et le trésorier, le secrétariat doit assurer un suivi des licences.

Comment ?

- S'assurer que les demandes de licence sont complètes et relancer les responsables d'équipes
- Notifier sur Footclubs les licenciés ayant payé leur cotisation

FORMATION PFFD SUR CE THEME

Module : Connaissance de l'association

Maitriser l'environnement de l'association

SAM 23/10 2021
8h30 - 12h30
Brive (19)

Module : Connaissance de l'association

Appréhender les responsabilités de l'association et de son dirigeant

SAM 11/12 2021
8h30 - 12h30
Brive (19)

Module : Connaissance de l'association

Appréhender les responsabilités de l'association et de son dirigeant

JEU 20 et 27/01 2022
18h - 20h
Visio

Module : Connaissance de l'association

Appréhender les responsabilités de l'association et de son dirigeant

SAM 29/01 2022
8h30 - 12h30
Tartas (40)