Le/la secrétaire de club possède un rôle essentiel dans l'association. Il/elle est la base du relais et des traitements des informations, ainsi que l'un des principaux interlocuteurs en interne comme en externe. Il/elle possède donc des missions importantes qui se doivent d'êtres bien menées. Le/la secrétaire peut être accompagné(e) avec un(e) adjoint(e) pour une meilleure répartition des tâches.

Missions externes

Les mails utiles à la LFNA

Le secrétariat du club doit gérer un bon nombre de relations extérieures, notamment avec les instances. Il convient donc de connaitre les bons interlocuteurs au niveau régional et départemental. Cliquez sur la petite enveloppe pour envoyer le mail !

Pôle financier

Suivi comptable des opérations financières de la Ligue – Suivi des Commissions Régionales Contrôle de Gestion des clubs, Finances.

Gestion administrative des dossiers FAFA

Gestion des dossiers FAFA Infrastructures, Emplois, Transports – Accompagnement porteurs de projet – Suivi de la Commission Régionale du FAFA

Pôle compétitions, licences & terrains

Suivi de la Commission Régionale des Compétitions (jeunes, seniors, féminines, foot diversifié). Gestion de toutes les compétitions régionales et nationales (tours régionaux) et préparation des documents pour toutes les sections regroupées dans la C.R. Compétitions. Fabrication de tous les calendriers régionaux et suivi administratif des modifications de calendriers.

Pôle arbitrage

Secrétariat Administratif de la C.R. Arbitrage – Désignations des arbitres sur l’ensemble des compétitions

Pôle juridique

Suivi des Commissions Régionales de Discipline, Appel, Litiges, Statuts et Règlement, Ethique Fair Play Valeurs Citoyennes – Contentieux divers (CNOSF, TA, TI, TGI, etc.) – Questions juridiques diverses des clubs et des licenciés– Informations juridiques à l’intention des Districts

Pôle formation & développement

Formations d'éducateurs, de dirigeants (PFFD) et d'arbitres.

Pôle technique - ETR

Secrétariat de l’Equipe Technique Régionale – Suivi administratif des Sections Sportives – Gestion administrative des pôles espoirs

Utilisez la messagerie officielle ZIMBRA

Chaque club affilié à la FFF et faisant partie de la Ligue de Football de Nouvelle-Aquitaine dispose d'un accès à une messagerie dédiée aux informations officielles émanant notamment des instances. Cette messagerie bien particulière doit toutefois être utilisée dans un certain cadre officiel. Nous recommandons donc aux clubs de disposer d'une seconde messagerie, notamment pour les contacts avec les licenciés, parents, nouveaux arrivants ou partenaires.

Zimbra, quand et pour quoi ?

- Relations avec les instances régionales et départementales (voir mails ci-dessus)
- Relations avec les autres clubs (tournois, matchs amicaux, organisation de plateaux, reports et forfaits)
- Inscription à des formations
- Transmission des mails officiels aux personnes intéressées dans le club (président, RTJ, éducateurs)

Les compétitions

Afin de participer aux différentes compétitions régionales et départementales, vous devez engager vos équipes via Footclubs.

Quand ? A partir de juin/juillet pour les compétitions régionales et de juillet pour les compétitions départementales. Les engagements séniors et jeunes sont différés en raison de la date du début des compétition départementales dont les districts fixent les dates.

Comment ? Pour les compétitions auxquelles le club a participé la saison précédente, l’engagement est automatique, il faut alors signifier son “Accord” ou son “Refus”. Pour les nouvelles compétitions, il faut, dans Footclubs, suivre les onglets Compétitions > Engagements > Engager une équipe.
Une entente jeunes doit être demandée au Comité du centre de gestion organisateur de la compétition (Ligue ou District suivant le niveau de l’équipe).

Les clubs prenant part à l’entente (5 licencié(e)s minimum pour une équipe à 11) doivent remplir une fiche de demander d’entente disponible sur notre site.
Les modalités de demande de report sont différentes d’un district à l’autre. Il faut dans tous les cas prévenir à l’avance le club adverse qui aura donné son accord ainsi que le distirct et ses commissions compétentes (jeunes, séniors et arbitrages)

La Ligue traite les arrêtés municipaux jusqu’au samedi 12h.
En cas d’impossibilité de report 7 jours avant la rencontre ou par manque de joueurs le jour du match, votre club doit signifier son forfait.

Pour être valable, un forfait doit être déclaré huit jours à l’avance par tout moyen officiel écrit avec en-tête du club (lettre, fax, courriel), adressé à l’adversaire et au service compétent de la Ligue.

Tout club déclarant forfait après ce délai pourra supporter en totalité les frais des éventuels déplacements des officiels.
Avant le début de saison, le correspondant Footclubs du club doit vérifier le bon paramétrage des comptes des utilisateurs de la FMI au sein de son club (profil, gestionnaire FMI et équipes associées) Chaque utilisateur étant amené à utiliser la FMI doit avoir vérifié la validité de son mot de passe avant le jour J : Pour les utilisateurs qui ont l’habitude d’accéder à Footclubs : en se connectant à Footclubs (https://footclubs.fff.fr) Pour les utilisateurs FMI exclusivement (Invité FMI) : en utilisant le module dédié dans la rubrique assistance de la FMI (https://fmi.fff.fr/assistance)

TELECHARGER LE GUIDE UTILISATEUR

ATTENTION : L’équipe recevante est en charge de la FMI à c’est la seule qui doit réaliser les opérations de récupération de données. L’équipe visiteuse ne doit faire que des préparations via l’interface WEB.

Missions internes

Le secrétariat doit être au centre de la gestion administrative du club. Il est l'un des relais essentiel du président et des éducateurs du club, mais aussi du trésorier. Tout au long de la saison, sa mission en interne est essentielle : le secrétariat doit, après le président, être au courant de TOUT !

Connaitre son organisation et ses licencié(e)s

Le secrétariat doit être au coeur de l'organisation interne du club. Il doit ainsi proposer aux éducateurs, responsables d'équipes et RTJ, entre autre, un support simple qui permet de retrouver toutes les informations nécessaires de façon simple et rapide.

Comment ?

- Mettre en place en début de saison une fiche sur laquelle chaque licencié (ancien ou nouveau) inscrit ses coordonnées (ou celles de ses parents si -18 ans).
- Le secrétariat retranscrit ces informations sur un fichier Excel consultable par les éducateurs (drive ou sur demande).

Assurer le suivi des licences

Le début de saison est la période chaude pour le secrétariat du club : engagement des équipes, envoi des renouvellements et enregistrement des licences sont au menu ! En lien avec les responsables de catégorie et le trésorier, le secrétariat doit assurer un suivi des licences.

Comment ?

- S'assurer que les demandes de licence sont complètes et relancer les responsables d'équipes
- Notifier sur Footclubs les licenciés ayant payé leur cotisation

FORMATION PFFD SUR CE THEME

Module : Connaissance de l'association

Maitriser l'environnement de l'association

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